MATERI MANAJMEN PERKANTORAN

RUANG LINGKUP
MANAJEMEN
PERKANTORAN
A.Pengertian
Manajemen
Manajemen adalah suatu
proses pencapaian tujuan
dengan melalui kerjasama
orang lain. Proses
tersebut adalah :
Perencanaan
Pengorganisasian
Penggerakan
Pengawasan
Pengendalian
Mengenai pengertian
office manajemen
terdapat beberapa definisi
yang dapat disampaikan,
antara lain:
1. Menurut George R
Terry
Pekerjaan perkantoran
meliputi penyampaian
keterangan secara lisan
dan pembuatan
warkat-warkat tertulis dan
pembuatan laporan-
laporan sebagai cara
untuk meringkaskan
banyak hal dengan cepat
guna menyediakan suatu
landasan fakta bagi
tindakan control dari
pimpinan.
2. Menurut Wiliam
Leffingwell & Edwin
Robinson
Pekerjaan perkantoran
berkenaan dengan
warkat-warkat dari badan
usaha, dimulai dari
pembuatan warkat,
pemakaian warkat, dan
pemeliharaannya guna
dipakai untuk mencari
keterangan dikemudian
hari.
B. Pengertian kantor
dapat ditinjau dari 2
(Dua) segi, yaitu:
1. Dari segi fisiknya,
Kantor adalah suatu
tempat atau wadah
kegiatan-kegiatan
mengenai
pemeliharaan warkat dan
pengurusan informasi.
Pengurusan Informasi :
Usaha penerimaan /
penyampaian berita dari /
kepada orang lain
2. Dari segi Aktivitas /
kegiatan kantor adalah
dimana dikantor tersebut
terdapat adanya
pembagian pekerjaan atau
hubungan kerja diantara
orang-orang yang bekerja
sama untuk ]
mencapai tujuan tertentu.
Oleh karena definisi /
pengertian manajemen
adalah untuk mencapai
tujuan dengan / melalui
orang lain dan juga dalam
prosesnya diperlakukan
aktivitas-aktivitas seperti :
Perencanaan,
Pengorganisasian, dan
Pengawasan, maka
penggunaan istilah
manajemen sering
dipakai . sejalan dengan
perkembangan jaman.
Maka istilah manajemen
lebih banyak dipakai baik
di dalam organisasi
pemerintahan maupun
swasta.
Dari pengertian diatas,
maka secara sederhana
pengertian manajemen
perkantoran adalah
aktivitas perencanaan,
pengorganisasian, dan
pengkoordinasian sumber
daya kantor dalam
melakukan pekerjaan
kantor tersebut sehingga
dicapai tujuan yang
diinginkan.
C. Sumber daya kantor
untuk mencapai suatu
tujuan sebagai berikut:
1. Personalia kantor
Dalam hal ini perlu
adanya orang-orang yang
cakap untuk menunjang
tujuan manajemen.
Oleh karena itu perlu
rencana yang matang
mulai dari penarikan SDM,
penempatan,
pengembangan, hingga
pemeliharaan yang akan
menghasilkan SDM yang
berkualitas,
bemotivasi, dan
berdedikasi tinggi sebagai
tujuan organisasi tercapai
secara efektif dan efisien.
2. Permodalan/ Uang
Hal ini berkaitan dengan
penentuan kebijaksanaan
keuangan yang
memerlukan perhitungan
yang matang tentang
keperluan kantor baik
secara rutin maupun
insidental, bagaimana
membiayai keperluan –
keperluan tersebut dan
juga system pengawasan
yang akan dilakukan
untuk menghindari
pembirisan dan
penyelewengan yang
dapat merugikan
organisasi.
3. Perlengkapan dan
Pembekalan
Harus disesuaikan dengan
kebutuhan dan tingkat
efisien serta efektivitas
yang tinggi, namun tak
lupa juga untuk
memperhatikan harga,
mutu dan juga
perawatannya.
4. Mesin- mesin
Perkantoran
Harus disesuaikan dengan
kebutuhan kantor dan
mengikuti perkembangan
ilmu dan teknologi
sehingga mampu bersaing
degan organisasi lain. Hal
ini yang perlu
diperhatikan juga yaitu:
manfaat & kegunaan serta
efisiensi dari segi biaya
dan faktor lingkungan
organisasi
5. Metode kerja
Adalah tata cara
melaksanakan tujuan
organisasi secara efisien
dan efektif
6. Waktu kerja
Harus dicermati untuk
menghindari pemborosan
waktu yang berarti pula
pemborosan tenaga dan
uang serta tertundanya
pencapaian tujuan, oleh
karena itu perlu adanya
time study and motion
study
Time study : Mempelajari/
mencermati waktu yang
dibutuhkan seseorang
untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan
Motion study :
Mempelajari/
mencermati gerakan-
gerakan yang dilakukan
seseorang untuk
menyelesaikan sutu
pekerjaan.
Dari kedua study tersebut
maka organisasi dapat
menghindari /
menghilangkan gerakan-
gerakan dan aktivitas-
aktivitas yang tidak perlu
untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan sebagai
terciptanya waktu kerja
yang efektif.
7. Tempat kerja
Kondisi yang
representative baik letak
tempat, tata ruang yang
baik, sehingga dapat
mendukung setiap SDM
untuk melaksanakan
aktivitasnya.
D. Ruang Lingkup
Manajemen
Perkantoran
Pengelolaan sumber daya
kantor yang professional:
hal ini dilakukandengan
prosedur recruitment,
penempatan perssonil
kantor, pengembangan
personil kantor, dan
pemeliharaan personil
kantor serta
kebijaksanaan PHK dan
pensiun personil kantor
Penyediaan organisasi
perkantoran yang sesuai
kebutuhan jenis organisasi
berkaitan dengan “ the
right man on the right
place” sehingga tiap
personil memahami betul
wewenang dan tanggung
jawabnya yaitu
bertanggung jawab
kepada siapa dan dapat
bekerjasama/
berkoordinasi dengan
siapa.
Pengaturan kegiatan-
kegiatan kantor dan
sekretariat agar dapat
menjalankan fungsinya
dengan baik.
Penentuan tugas-tugas
seorang sekretariat
kantor dan urusan
kesekretariatan
Kegiatan dalam
sekretariat antara lain :
menyelenggarakan
pembinaan
ketatausahaan, khususnya
yang berhubungan
dengan pekerjaan surat
menyurat meliputi:
~ Pembuatan
~ Penerimaan
~ Pengiriman &
Pendistribusian
~ Penyimpanan warkat
menyelenggarakan tata
hubungan, baik secara
internal maupun
eksternal yaitu:
~ Internal, melaksanakan
tata hubungan kantor
yang harmonis
~ Eksternal,
melaksanakan hubungan/
komunikasi massa atau
hubungan masyarakat
(public relation)
menyelenggarakan hal-
hal yang bersifat rahasia
menyelenggarakan
pengaturan penerimaan
tamu/ kunjungan
sekretaris yang berfungsi
sebagai manajer adalah
seorang pimpinan yang
membawahi sutu satuan
organisasi yang
melakukan pekerjaan
pelayanan dalam bidang
ketatausahaan
menyelenggarakan
kepaniteraan rapat-rapat
Pengaturan system
komunikasi yang baik
pengaturan pengolahan
data dan metode yang
akan digunakan
Pengaturan efisiensi
pekerjaan kantor
Dari Ruang lingkup
manajemen perkantoran
yang demikian banyak,
maka untuk menjadi
seorang manajer
perkantoran maka syarat-
syarat yang harus dimiliki
(Job spesification) yaitu:
Cakap dalam bidang
tugasnya,baik dalam
pengelolaan personalia,
organisasi maupun
sumber daya kantor yang
lainnya.
Cepat & tepat dalam
mengambil keputusan,
tentunya dengan sudah
mempelajari &
mengetahui keadaan saat
ini dan dampaknya
dikemudian hari
Mempunyai keyakinan
yang tinggi
Mempunyai semangat
untuk mencapai tujuan
Penuh inisiatif & daya
kreatifitas dan Antusias
Penuh kepercayaan pada
diri sendiri
Mempunyai sikap untuk
bekerjasama
Harus bersikap terbuka
(bersedia & mau
menerima kritik dari pihak
manapun untuk kemajuan
organisasi/ perusahaan.
Disamping menggunakan
istilah pekerjaan
perkantoran, maka istilah
yang lebih dikenal adalah
Tata usaha. Tata usaha
adalah segenap rangkaian
aktivitas menghimpun,
mencatat, mengolah,
mengganda, mengirim,
dan menyimpan
keterangan-keterangan
yang diperlukan dalam
setiap organisasi.
Yang dimaksud dengan
aktivitas-aktivitas diatas
tersebut adalah :
Menghimpun adalah
kegiatan mencari &
mengusahakan
tersedianya segala
keterangan yang tadinya
belum ada atau
berserakan dimana-mana
sehingga siap untuk
dipergunakan bilamana
diperlukan
Mencatat adalah kegiatan
membubuhkan dengan
berbagai peralatan tulis
mengenai keterangan-
keterangan yang
diperlukan sebagai wujud
tulisan yang dapat
dibaca,dikisian dan
disimpan
Mengolah adalah
kegiatan-kegiatan
mengerjakan keterangan-
keterangan dengan
maksud untuk
menyajikannya dalam
bentuk yang lebih
berguna
Mengganda adalah
kegiatan memperbanyak
dengan berbagai cara dan
alat,sebanyak jumlah yang
diperlukan
Mengirim adalah kegiatan
menyampaikan dengan
berbagai cara dan alat
dari satu pihak kepada
pihak lain
Menyimpan adalah
kegiatan menaruh dengan
berbagai cara dan alat
ditempat tertentu dan
aman
Secara garis besa, tata
usaha mempunyai 3
peranan pokok yaitu:
Melayani pelaksanaan
pekerjaan operatif untuk
mencapai tujuan dari
suatu organisasi
Menyediakan keterangan
bagi pucuk pimpinan
organisasi untuk
membuat keputusan atau
melakukan tindakan yang
tepat
Membantu kelancaran
perkembangan organisasi
sebagai suatu keseluruhan
Secara garis besar Tata
usaha juga mempunyai 3
ciri utama yaitu :
Bersifat pelayanan,
memberikan pelayanan
kepada berbagai bagian
dalam perusahaan oleh
karena itu kegiatan tata
usaha harus selalu
dikaitkan dengan semua
pekerjaan operatif
Bersifat merembes
kesegenap bagian dalam
organisasi
Dilaksanakan oleh semua
pihak dalam organisasi
E. Pengertian Sistem
perkantoran
Adalah urutan baku
operasi-operasi dalam
kegiatan perusahaan
khusus dan berkenaan
dengan bagaimana
operasi-operasi itu
dilaksanakan maupun
dimana dan bilamana
dilaksanakan.
Jadi adalah menjadi
kewajiban pertama
manajer untuk melakukan
perencanaan terhadap
system perkantoran pada
perusahaannya. Dan
menurut George
R.Terry , perencanaan
system perkantoran
adalah aktivitas-aktivitas
mengenai pekerjaan
perkantoran apa yang
akan dilaksanakan,
bilamana, dimana, dan
bagaimana cara
melaksanakannya. Atau
secara lebih terinci
menyangkut penetapan
tujuan, haluan, system,
prosedur, dan metode
yang perlu dilaksanakan
dalam kaitanya dengan:
Pekerjaan rutin & arus
lalu lintas pekerjaan
perkantoran
Rancangan & pemakaian
Formulir perkantoran
Penggunaan mesin &
Perlengkapan kantor
Metode Perkantoran
Prosedur Perkantoran
System Perkantoran
(Office methods) (Office
procedures) (Office
System)
F. Manfaat dari
perencanaan system
perkantoran Sbb:
Untuk kelancaran
pekerjaan perkantoran
dan mencegah
kemungkinan kesalahan
dalam pekerjaan
Pengurangan
keterlambatan dan
hambatan
Kontrol yang lebih baik
terhadap pekerjaan
Penghematan tenaga
kerja dan biaya tata usaha
Koordinasi berbagai seksi
dan bagian dalam
organisasi
Kemudahan dalam
melatih para pegawai tata
usaha
G. Prinsip- prinsip
Sistem Perkantoran
Sistem perkantoran yang
baik mempunyai suatu
arus kerja yang lancer
tanpa terjadi hambatan-
hambatan
Sistem perkantoran yang
baik menghindari
terjadinya kekembaran
kerja dan warkat
Meminimalkan perjalanan
mondar-mandir petugas
Menghindari tulis menulis
yang tidak perlu
Memanfaatkan sebaik-
baiknya kelebihan
spesialisasi dalam
pelaksanaan kerja
Menjaga sehingga jumlah
pekerjaan dengan
pembekalan kertas adalah
minimum
Mencegah
berlangsungnya banyak
pencatatan &
pengecekkan yang tidak
perlu
Menciptakan prosedur
rutin yang tetap
Menghindari
pengecekkan yang tidak
perlu
Memanfaatkan sebaik-
baiknya mesin-mesin tapi
tidak secara berlebihan
Menggunakan asas
kesederhanaan